Στη διεθνή έρευνα που πραγματοποίησε πέρυσι o παγκόσμιος οργανισμός ΑΙΙΜ και δημοσιοποιήθηκε πρόσφατα, μόνο το 17% εργάζεται σε paperless office ενώ υπάρχει και ένα 20% που παρατηρεί ότι η χρήση χαρτιού αυξάνεται. Τα πράγματα είναι λίγο πιο παρήγορα στα παραστατικά, όπου το 40% αποστέλλεται πλέον ηλεκτρονικά. Αυτό όμως που είναι εντυπωσιακό είναι ότι σύμφωνα με τις απαντήσεις του ερωτηθέντων κατά την έρευνα το 59% πέτυχε επιστροφή της επένδυσης (Return of Investment, ROI) σε λιγότερο από 12 μήνες, με εφαρμογή λύσεων paperless office.

Στην ερώτηση «γιατί πιστεύετε ότι υπάρχει ακόμα τόσο πολύ χαρτί στις επιχειρησιακές σας διαδικασίες;», οι πρώτες δυο απαντήσεις είναι: «φταίει η διοίκηση που δεν το αποφασίζει» ή «φταίνε οι εργαζόμενοι που προτιμούν ακόμα το χαρτί». Η τρίτη απάντηση όμως δίνει έναν ακόμη λόγο: «υπάρχει έλλειμμα γνώσης όσον αφορά του τι μας προσφέρει το paperless».

Paperless office: Τα oφέλη

Ποια είναι τα μεγαλύτερα οφέλη από την υιοθέτηση paper free διαδικασιών; Να τι απάντησαν οι συμμετέχοντες στην έρευνα, με βάση πάντα την προσωπική τους εμπειρία:

• Γρηγορότερη απόκριση σε αιτήματα πελατών αλλά και συνεργατών
• Αύξηση παραγωγικότητας
• Ευκολότερη παρακολούθηση καταστάσεων και κατανομής φόρτου εργασίας
• Λιγότερα λάθη
• Αύξηση ταχύτητας και παραγωγικότητας – μείωση λαθών.
• Σε ότι αφορά στην Επιστροφή της Επένδυσης (Return of Investment, ROI):
• Το 17% έκανε απόσβεση σε 18 μήνες
• Ένα ποσοστό 31% το πέτυχε σε 12 μήνες
• Το 24% σε 6 μήνες.

Αν προσθέσουμε στα παραπάνω ένα 4% που το κατάφερε σε 3 μήνες έχουμε ένα συνολικό ποσοστό 76% που είχε ROΙ μέσα σε 1.5 χρόνο το πολύ.

Tι είναι όμως η έννοια του Paperless Office

Από την κυριολεκτική ερμηνεία του όρου, πρόκειται για κάτι που δεν περιέχει χαρτί. Για ένα υπάλληλο, για παράδειγμα, που δεν πηγαίνει στο γραφείο του διευθυντή του για να του δώσει κάποιο έγγραφο, αλλά του το στέλνει με mail. Για τη γραμματέα, που θα πάρει έγκριση μέσω ψηφιακής υπογραφής σε ένα αρχείο pdf και όχι με τον παραδοσιακό τρόπο.

Είναι όμως πολλά περισσότερα από αυτό: είναι μια συνεχής διαδικασία η οποία σταδιακά μειώνει αποτελεσματικά τους όγκους χαρτιού που συσσωρεύονται στα γραφεία των εργαζομένων, έχοντας βέβαια τα αντίστοιχα οικονομικά αλλά και περιβαλλοντικά οφέλη. Είναι ένα «πράσινο κίνημα» που κυριολεκτικά μεταμορφώνει την εταιρεία ή το δημόσιο φορέα που το ακολουθεί.

Τέλος, είναι πολύ πιο εύκολο, πιο ευχάριστο και πολύ πιο γρήγορο από τις ισχύουσες διαδικασίες. Είναι πραγματικά το καίριο πλήγμα στη γραφειοκρατία.

H Modus

Η Modus AE ειδικεύεται στην ανάπτυξη και υποστήριξη προϊόντων και υπηρεσιών διαχείρισης επιχειρησιακού περιεχομένου, τόσο στην ελληνική όσο και στη διεθνή αγορά, από το 1994.

Ακολουθήστε το reporter.gr στο Google News και μάθετε πρώτοι όλες τις ειδήσεις
Δείτε όλες τις τελευταίες Ειδήσεις από την Ελλάδα και τον Κόσμο, τη στιγμή που συμβαίνουν, στο reporter.gr