Πρόκειται για ακόμα μια ένδειξη ότι η αέναη -επί πολλές δεκαετίες- συζήτηση για το ευέλικτο περιβάλλον εργασίας έχει τελικά μετατοπιστεί. Δεν μιλάμε πλέον για το αν πρέπει ή όχι να προσφέρεται – αυτό έχει μάλλον απαντηθεί – η έμφαση θα πρέπει τώρα να δοθεί στη συνολική στρατηγική της υποδομής της εταιρίας ώστε να εξασφαλίσει την επιτυχία της εργασίας εξ αποστάσεως.

Σημαντικό παράγοντα για αυτή την επιτυχία αποτελούν οι εικονικές συνεδριάσεις (virtual meetings). Οι συναντήσεις αυτές αναδεικνύονται ως η πιο σημαντική μέθοδος για να παραμείνουν συνδεδεμένες οι ομάδες, για την αντιμετώπιση των προβλημάτων και για να συζητούνται τυχόν σημαντικά θέματα που προκύπτουν. Ωστόσο, παρόλο που η τεχνολογία βελτιώνεται σταθερά, μοιάζει να είμαστε ακόμα κολλημένοι στη δεκαετία του 1990 όταν πρόκειται για ορισμένες παρωχημένες πρακτικές.

Σύμφωνα με τον Paul Axtell, ειδικό σε θέματα αποτελεσματικής, εταιρικής επικοινωνίας, υπάρχουν κάποια πράγματα που πρέπει να κάνετε για να βεβαιωθείτε ότι οι εικονικές σας συναντήσεις προσθέτουν αξία και ταχύτητα στο έργο σας:

Εστιάστε στις σχέσεις.                                                                                                        

Η ποιότητα των σχέσεων σε μια συνάντηση καθορίζει την ποιότητα των συνομιλιών που θα ακολουθήσουν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης. Γι 'αυτό είναι σημαντικό να αφιερώσετε χρόνο για την οικοδόμηση καλών σχέσεων μεταξύ των μελών της ομάδας.

Αφιερώστε το πρώτο μέρος της συνεδρίασης για να συνδεθείτε και να ενημερωθείτε μεταξύ σας. Δοκιμάστε μια πρακτική, ανοίγοντας τη γραμμή της συνεδρίασης 10 λεπτά νωρίτερα. Ζητήστε από κάποιον να είναι παρών για να χαιρετήσει και να μιλήσει με τους ανθρώπους που συμμετέχουν όταν ανοίξει η γραμμή. Εάν ηγείστε της συνάντησης, προετοιμαστείτε εγκαίρως ώστε να μπορείτε να διαθέσετε τον χρόνο συζητώντας αντί να απαντάτε στα emails ή να διαβάζετε τις σημειώσεις σας. Ενθαρρύνετε τους άλλους ώστε να συνηθίσουν να εμφανίζονται και εκείνοι νωρίτερα από την καθιερωμένη ώρα και να συζητούν.

Στη συνέχεια, κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης, ζητήστε από τρεις ανθρώπους να διαθέσουν κάποιο χρόνο για να μοιραστούν με τους υπόλοιπους ό,τι τους αφορά. Μερικά από τα πολύ απλά θέματα που ο Paul Axtell συνηθίζει να ρωτάει για να ξεκινήσει μια τέτοια σύντομη συζήτηση, που θα ζεστάνει την ατμόσφαιρα, είναι:

• Ενημερώστε μας για κάποιο άλλο από τα έργα με τα οποία ασχολείστε,
• Πώς είναι τα πράγματα στη χώρα σας,
• Τι κάνει η οικογένειά σας;

Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, μάθετε να χρησιμοποιείτε τα ονόματα των ανθρώπων όταν αναφέρεστε σε παλαιότερες παρατηρήσεις τους. Κρατήστε ένα διάγραμμα δίπλα σας ώστε να είναι εύκολο να θυμηθείτε ποιοι συμμετέχουν στη συνεδρίαση. Οι άνθρωποι αρέσκονται να είναι αναγνωρίσιμοι ακόμα και σε εικονικές συνεδριάσεις, βοηθά να δημιουργηθεί η αίσθηση της κοινότητας η οποία είναι μειωμένη όταν δεν εργάζονται στον ίδιο χώρο. Ως πρακτική, προκαλεί επίσης τους εξ αποστάσεως συμμετέχοντες στη συνάντηση να είναι πιο προσεκτικοί και προσηλωμένοι στα προς συζήτηση θέματα.

Σε προσεχές άρθρο θα επανέλθουμε με περισσότερες προτάσεις για επιτυχημένες εικονικές συνεδριάσεις.

Ακολουθήστε το reporter.gr στο Google News και μάθετε πρώτοι όλες τις ειδήσεις
Δείτε όλες τις τελευταίες Ειδήσεις από την Ελλάδα και τον Κόσμο, τη στιγμή που συμβαίνουν, στο reporter.gr