Πρώτον, σχεδόν κάθε συνάντηση μπορεί να ολοκληρωθεί σε μία ώρα ή το πολύ σε μιάμιση. Στα 90 λεπτά οι περισσότεροι άνθρωποι κουράζονται και σταματούν να προσέχουν. Στην περίπτωση που θελήσετε να επεκτείνετε τη διάρκεια μιας συνάντησης περισσότερο από μιάμιση ώρα, επιφέρετε βαρύ πλήγμα στην ανταπόκριση των ανθρώπων που συμμετέχουν σε αυτή.

Δεύτερον, πρέπει να έχετε παραδώσει το υλικά που θα χρησιμοποιήσετε στη συνάντησή σας, μέσω e-mail, από την προηγουμένη ημέρα. Το υλικό αυτό θα πρέπει να περιέχει και μια σελίδα που να αποτελεί τη σύνοψή του, έτσι ώστε όλοι οι συμμετέχοντες – αν δεν έχουν προλάβει να το διαβάσουν – να έχουν διαβάσει τουλάχιστον τη σύνοψη αυτή πριν από την έναρξη της συνάντησης.

Υπάρχουν πολλές συναντήσεις κατά τις οποίες οι συντονιστές κάνουν μια κουραστική παρουσίαση με 20 ή 30 διαφάνειες PowerPoint, σε bullet points και όχι ολόκληρες αναλύσεις. Αν η παρουσίαση αυτή έχει διανεμηθεί στους συμμετέχοντες από την προηγουμένη, το να επιμείνετε ώστε να τη δείξετε ολόκληρη, δεν έχει νόημα, και είναι χάσιμο χρόνου.

Έτσι, ο τρίτος βασικός κανόνας, είναι να κάνετε την εισαγωγή σας σε 10 λεπτά, για να θέσετε τον προβληματισμό και να απαντήσετε σε βασικές ερωτήσεις, αφήνοντας τον υπόλοιπο χρόνο για συζήτηση και σύνθεση ενός πλάνου δράσης.

Αν δεν είστε εσείς ο συντονιστής της συνάντησης, τότε την επόμενη φορά που θα παρακολουθήσετε κάποια, ζητήστε να σας στείλουν την παρουσίαση από την προηγουμένη. Και αν κατά τη διάρκεια της συνάντησης αρχίσουν να σας την παρουσιάζουν αναλυτικά, δώστε τους λίγα λεπτά για να βεβαιωθείτε και στη συνέχεια ζητήστε ευγενικά να προχωρήσετε στη συζήτηση, διότι έχετε ήδη ενημερωθεί για τα σημεία που παρουσιάζονται και μπορείτε να επικεντρωθείτε σε εκείνα που είναι σημαντικό να συζητηθούν.

Κατά κανόνα, υπάρχουν δύο είδη συναντήσεων. Αυτές στις οποίες ο συντονιστής δίνει το λόγο σε όλους ζητώντας τους να πει ο καθένας την ιδέα του για το τι πρέπει να γίνει, χωρίς να υπάρχει κάποια συγκεκριμένη δομή στη συζήτηση, με αποτέλεσμα να χάνεται πολύς χρόνος. Και εκείνες στις οποίες ο συντονιστής παρουσιάζει με αυταρχικό τρόπο την άποψή του και τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν, όπου πιθανώς οι συμμετέχοντες φοβούνται να του εξηγήσουν πως αυτού του είδους οι συναντήσεις δεν έχουν νόημα.

Υπάρχει μια τρίτη προσέγγιση που είναι περισσότερο αποτελεσματική. Επικεντρώνει στη συζήτηση και την ενθαρρύνει, μέσα όμως από μια συγκεκριμένη δομή. Ο συντονιστής καθορίζει ποια είναι η «περιοχή» στην οποία χρειάζεται να γίνει κάτι, εξηγώντας ποιες είναι οι ιδιαιτερότητες που παρουσιάζει και ποια είναι η διαδρομή που πρέπει να ακολουθηθεί κατά την άποψή του, η οποία όμως μπορεί να μην είναι η καλύτερη. Οπότε ζητά από τους άλλους να συζητήσουν, παρουσιάζοντας τις πιθανές διαφωνίες τους ή τις εναλλακτικές προτάσεις τους. Και είναι πραγματικά έτοιμος να διαφοροποιήσει τα σχέδια του βάσει των πιθανών καλύτερων εναλλακτικών προτάσεων που θα προκύψουν.

Αν κάποιος έρθει με μια πραγματικά νέα ιδέα σε μια συνάντηση, υποδεχτείτε τον με ενθουσιασμό. Πόσες φορές θα σας τύχει να ακούσετε μια πραγματικά πρωτότυπη ιδέα; Αν ενστερνίζεστε νέες ιδέες θα προσελκύσετε δημιουργικούς ανθρώπους να δουλέψουν μαζί σας, διότι θα διαπιστώσουν πως δίνετε αξία στην καινοτομική προσέγγιση.

Κλείνοντας μια συνάντηση, να βεβαιώνεστε πάντα ποια είναι τα επόμενα βήματα και αν έχουν γίνει από όλους αντιληπτά. Πρέπει όλοι όσοι συμμετέχουν σε μια συνάντηση να συμφωνήσουν για το τι πρέπει να γίνει, πότε πρέπει να παραδοθεί και σε ποιους συγκεκριμένους χρόνους. Διαφορετικά θα πρόκειται για ακόμα μεγαλύτερο χάσιμο χρόνου.

Ακολουθήστε το reporter.gr στο Google News και μάθετε πρώτοι όλες τις ειδήσεις
Δείτε όλες τις τελευταίες Ειδήσεις από την Ελλάδα και τον Κόσμο, τη στιγμή που συμβαίνουν, στο reporter.gr