Όταν όμως ο εξοπλισμός ή το λογισμικό δεν αποδίδουν, οι καθυστερήσεις κοστίζουν και δημιουργούν σύγχυση.

Οι Υπηρεσίες Ευφυούς Εργασίας της Xerox έχουν σχεδιαστεί για να βοηθούν οργανισμούς ανεξαρτήτως μεγέθους να αποφεύγουν αυτή την ταλαιπωρία και τα έξοδα, εν μέρει βοηθώντας τους να εκτυπώνουν λιγότερο.

Για τις περιπτώσεις όμως που η εκτύπωση εξακολουθεί να είναι απαραίτητη, οι λύσεις που ακολουθούν δίνουν την απάντηση στα 5 πιο συχνά προβλήματα εκτύπωσης.

Η εκτύπωση καθυστερεί

Τίποτα δεν είναι πιο ενοχλητικό από μια εργασία που προχωράει ικανοποιητικά, μόνο και μόνο για να αντιμετωπίσει προβλήματα την ώρα της εκτύπωσης. Ο αργός χρόνος εκτύπωσης μπορεί να προκληθεί από μια ρύθμιση υψηλής ανάλυσης, από πρόβλημα στη μνήμη της συσκευής ή / και λόγω της επιλογής του οδηγού εκτύπωσης. 

Προτεινόμενες λύσεις: 

Με τις εικόνες υψηλής ανάλυσης ο υπολογιστής και ο εκτυπωτής σας καλούνται να επεξεργαστούν περισσότερα δεδομένα, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει καθυστερήσεις στην εκτύπωση. Εάν δεν χρειάζεστε πολύ υψηλή ποιότητα, επιλέξτε την πρόχειρη (draft), την τυπική (standard) ή την κανονική (normal) λειτουργία για τα απλά έγγραφα γραφείου. Για παρουσιάσεις ή επίσημα έγγραφα, αλλάξτε τη ρύθμιση σας στην υψηλή ανάλυση. 

Αν η επεξεργασία μεγάλων αρχείων με πολύπλοκες εικόνες αποτελεί μέρος της καθημερινής σας εργασίας, σκεφτείτε το ενδεχόμενο να προσθέσετε επιπλέον μνήμη στον εκτυπωτή σας, για την καλύτερη λειτουργία του.

Μία ακόμη επιλογή είναι η εναλλαγή από λειτουργία εκτύπωσης δύο όψεων, σε εκτύπωση μιας  όψης. Με αυτόν το τρόπο θα χρησιμοποιήσετε περισσότερο χαρτί, αλλά η εκτύπωση μιας όψης σας γλιτώνει πολύτιμο χρόνο.

Ο οδηγός εκτύπωσης μπορεί επίσης να καθορίσει το αποτέλεσμα της ταχύτητας. Για παράδειγμα, ο εξοπλισμός laser υψηλών προδιαγραφών και ακόμη και μερικές inkjet μηχανές διαθέτουν μια επιλογή οδηγών εκτύπωσης, όπως PostScript ή PCL. Σε γενικές γραμμές, το PCL είναι καλύτερο για ταχύτερη εκτύπωση στο γραφείο και το PostScript είναι καλύτερο για κλάδους και εφαρμογές με μεγάλη έμφαση στα γραφικά.

Το χαρτί «κολλάει» στον εκτυπωτή

Ο οδηγός χρήσης ή οι οδηγίες στην οθόνη του εκτυπωτή μπορούν να σας καθοδηγήσουν αρκετά εύκολα. Επίσης, ορισμένοι εκτυπωτές Xerox παρέχουν βοήθεια μέσω βίντεο και μέσω του φωτισμού των εσωτερικών χώρων της μηχανής, έτσι ώστε να απαλλαγείτε γρήγορα από παρόμοια προβλήματα. Ξεκινήστε ελέγχοντας τη διαδρομή του χαρτιού και αφαιρέστε τυχόν μπλοκαρισμένο υλικό, προσέχοντας να βγάλετε οποιοδήποτε κολλημένο χαρτί διατηρώντας το στην ευθεία και - κυρίως - χωρίς να το σκίσετε. Εάν πιαστεί μεταξύ των κυλίνδρων, ακολουθήστε τον οδηγό χρήσης για το πώς να απελευθερώσετε την πίεση.

Εάν ένα χαρτί δεν ευθυγραμμίστηκε και είναι αυτό που προκάλεσε την εμπλοκή, αφαιρέστε τον τροφοδότη χαρτιού για να βεβαιωθείτε ότι το χαρτί έχει τοποθετηθεί σωστά και επανατοποθετήστε τον. Μερικές φορές ενδέχεται να μην βρείτε κανένα φύλλο χαρτιού τοποθετημένο με λανθασμένο τρόπο, οπότε θα πρέπει να αφαιρέσετε τη στοίβα των χαρτιών, να ελέγξετε αν είναι σωστά τετραγωνισμένη και να την επανατοποθετήσετε πίσω στον τροφοδοτή.

Πρέπει πάντα να είστε βέβαιοι ότι ο τύπος χαρτιού που χρησιμοποιείτε υποστηρίζεται από τον εκτυπωτή σας. Επίσης, θυμηθείτε να αποθηκεύετε το χαρτί σας σε στεγνό περιβάλλον για να αποφύγετε την υγρασία που μπορεί να δυσκολέψει την εκτύπωση.

Η εκτύπωση έχει χαμηλή ποιότητα

Πολλές φορές ο εκτυπωτής μπορεί να δουλεύει εξαιρετικά αλλά το τελικό αποτέλεσμα να μην είναι το επιθυμητό. Οι μουτζούρες, η κακή ποιότητα εικόνας ή τα ξεθωριασμένα γράμματα κάνουν ακόμη και τα καλύτερα έγγραφα να φαίνονται μη επαγγελματικά.

Δοκιμάστε αυτές τις εύκολες επιδιορθώσεις για εκτύπωση λέιζερ καλύτερης ποιότητας. Εάν το πρόβλημα παραμένει, το πιθανότερο είναι να οφείλεται στα αναλώσιμα ή στον εξοπλισμό.

• Ελέγξτε τον οδηγό εκτύπωσης για να βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το σωστό χαρτί ή τα κατάλληλα μέσα εκτύπωσης.

• Σε ορισμένους εκτυπωτές λέιζερ, ο φούρνος (fuser) διαθέτει ρύθμιση για τον τύπο χαρτιού. Εάν o φούρνος του εκτυπωτή σας μπορεί να ρυθμιστεί χειροκίνητα, ελέγξτε αν έχει ρυθμιστεί σωστά, αλλά θυμηθείτε: οι φούρνοι θερμαίνονται πολύ και χρειάζεται μεγάλη προσοχή.

• Ελέγξτε τις κασέτες γραφίτη, τις μονάδες απεικόνισης και τον φούρνο για τυχόν ζημιές. Αυτά τα στοιχεία διαφέρουν ανάλογα με το μοντέλο και τον κατασκευαστή, επομένως είναι καλύτερο να ανατρέξετε στον οδηγό χρήσης.

• Εάν έχετε σημάδια μουτζούρας, εκτυπώστε πολλά κενά φύλλα χαρτιού. Στο τέλος τα σημάδια θα εξαφανιστούν.

Ο εκτυπωτής σταματά να εκτυπώνει

Μαζί με το φρακάρισμα του χαρτιού, αυτό το πρόβλημα είναι από τα πλέον συνηθισμένα.

Αρχικά, βεβαιωθείτε ότι έχετε στείλει την εργασία εκτύπωσης στον σωστό εκτυπωτή. Για να ορίσετε τον κύριο εκτυπωτή σας ως προεπιλεγμένο, κάντε κλικ στην επιλογή «Εκτυπωτές και φαξ» στα Windows®. Κάντε δεξί κλικ στο εικονίδιο του εκτυπωτή σας και επιλέξτε «Ορισμός προεπιλεγμένου εκτυπωτή».

Ελέγξτε επίσης ότι υπάρχει αρκετό - και το σωστό είδος - χαρτιού στον τροφοδοτή. Ενώ έχετε τον εκτυπωτή μπροστά σας, βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένος και ότι όλα τα καλώδια είναι ασφαλή. Τόσο οι υπολογιστές με σύνδεση USB όσο και σύνδεση δικτύου απαιτούν την εγκατάσταση του οδηγού εκτύπωσης στον υπολογιστή από τον οποίο εκτυπώνετε. Οι οδηγοί εκτύπωσης με αμφίδρομη δυνατότητα επικοινωνίας μπορούν να σας πουν τι μπορεί να προκαλεί το πρόβλημά σας μέσω ειδοποιήσεων στον υπολογιστή ή στον οδηγό, χωρίς να χρειαστεί να πάτε μέχρι τον εκτυπωτή. 

Τέλος, εάν ο εκτυπωτής σας δεν εκτυπώνει ή η εργασία εκτύπωσης φαίνεται να έχει κολλήσει στην ουρά εκτύπωσης, η ευκολότερη λύση είναι η επανεκκίνηση. Ξεκινήστε κάνοντας επανεκκίνηση της εφαρμογής λογισμικού. Εάν αυτό δεν λειτουργεί, επανεκκινήστε τον υπολογιστή σας. Τέλος, απενεργοποιήστε τον εκτυπωτή σας για λίγα λεπτά πριν τον ενεργοποιήσετε ξανά.

Ο εκτυπωτής είναι ξεπερασμένης τεχνολογίας

Συχνά παρατηρούμε ότι ο εκτυπωτής που χρησιμοποιούμε πολλά χρόνια αρχίζει και εμφανίζει σημάδια δυσλειτουργίας.

Αποδεχτείτε το γεγονός ότι μπορεί να είναι καιρός να αλλάξετε συσκευή, έχοντας κατά νου το κόστος διατήρησης του παλιού εκτυπωτή, όχι μόνο όσον αφορά την επιχειρησιακή απόδοση αλλά και την επιβάρυνση για το τμήμα ΙΤ.

Όταν είστε έτοιμοι για αντικατάσταση, σκεφτείτε έναν νέο εκτυπωτή με σύμβαση παροχής υπηρεσιών.

Μπορείτε να δείτε όλη τη βραβευμένη σειρά προϊόντων της Xerox εδώ.

Ακολουθήστε το reporter.gr στο Google News και μάθετε πρώτοι όλες τις ειδήσεις
Δείτε όλες τις τελευταίες Ειδήσεις από την Ελλάδα και τον Κόσμο, τη στιγμή που συμβαίνουν, στο reporter.gr