ΤΟΥ ΠΑΝΑΓΙΩΤΗ ΒΛΗΣΜΑ, Principal στο τμήμα Forensics Financial Crime & Disputes, Financial Advisory Services της Deloitte Ελλάδος

Το άρθρο δημοσιεύτηκε στο Reporter Magazine Ιουλίου

Η πιο κοντινή ορολογία που χρησιμοποιείται παγκοσμίως για να περιγράψει έναν Διαχειριστικό Έλεγχο, χωρίς βέβαια να έχει ταυτόσημη ερμηνεία, είναι ο όρος “Forensic Due Diligence”.

ΤΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΣΤΙΣ ΕΤΑΙΡΕΙΕΣ

Ο Διαχειριστικός Έλεγχος έχει εφαρμογή σε όλες τις εταιρείες, ανεξάρτητα του εταιρικού τύπου που τις περιβάλλει και ανεξάρτητα του μεγέθους τους. Ενώ τις περισσότερες φορές αντικείμενο του ελέγχου είναι εταιρείες που έχουν εμπορική δραστηριότητα, ένας διαχειριστικός έλεγχος δύναται να έχει εφαρμογή σε κάθε νομική οντότητα, όπως σε οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης, Μη Κερδοσκοπικούς Οργανισμούς, σωματεία, ομοσπονδίες, κοινοπραξίες κλπ.

Για τους σκοπούς του άρθρου μας, θα εστιάσουμε στις Εταιρείες, για τις οποίες αντικείμενο ενός Διαχειριστικού Ελέγχου θα λέγαμε ότι είναι κυρίως να διαπιστώσει κατά πόσο η Εταιρεία:

◆ Χρησιμοποιεί τα περιουσιακά στοιχεία που έχει στη διάθεσή της κατά τον πιο οικονομικό τρόπο. Περιουσιακά στοιχεία δεν είναι μόνο τα χρηματικά διαθέσιμα και οι ρευστοποιήσιμες απαιτήσεις, αλλά και τα κτίρια, ο εξοπλισμός, τα άυλα περιουσιακά στοιχεία και η τεχνολογία (άδειες χρήσης, ευρεσιτεχνίες κλπ), τα αποθέματα, οι λοιπές απαιτήσεις, κ.ά.

Διαχειρίζεται τις υποχρεώσεις της κατά τρόπο συνεπή ως προς τον σκοπό της, δηλαδή όλες οι υποχρεώσεις πηγάζουν από ανάγκες εξυπηρέτησης του σκοπού λειτουργίας της, είναι αποτυπωμένες σε ορθές αξίες, είναι όντως υποχρεώσεις προς προμηθευτές / πιστωτές με τους οποίους δεν υφίσταται σύγκρουση συμφερόντων, και είναι όλες οι υποχρεώσεις αποτυπωμένες στο σύνολό τους.

◆ Κάνοντας ορθή χρήση των περιουσιακών στοιχείων και εκπληρώνοντας τις υποχρεώσεις της με συνέπεια, έχει τη δυνατότητα να παράγει κέρδη με αποδοτικό και αποτελεσματικό τρόπο. Αν δεν καταφέρνει να παράγει κέρδη, θα πρέπει να αναλύσει τους λόγους που η Εταιρεία παράγει ζημιές και από ποιες δραστηριότητες αυτές προέρχονται. Παρουσιάζει αποκλίσεις από τον καθορισμένο τρόπο λειτουργίας της, όπως αυτός έχει καθοριστεί στο πλαίσιο Εταιρικής Διακυβέρνησης της Εταιρείας, εάν δηλαδή εντοπίζονται αποκλίσεις στην εφαρμογή των εσωτερικών κανονισμών (λειτουργίας, αγορών, προμηθειών, δαπανών, κλπ.) υπερβάσεις των εγκριτικών ορίων για προμήθειες, εγκρίσεις, πληρωμές, κλπ.

◆ Διερευνά τις υποψίες απάτης που έχουν ήδη, ίσως, τεθεί υπόψη της, ή επισημαίνει γεγονότα που να υποδεικνύουν πιθανή ύπαρξη απάτης, και στη συνέχεια τα διερευνά περαιτέρω.

Ο Παναγιώτης Βλησμάς Principal στο τμήμα Forensics Financial Crime & Disputes, Financial Advisory Services της Deloitte Ελλάδος

ΠΟΤΕ ΕΙΝΑΙ ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΟΣ Ο ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ

Ο ακριβής σκοπός του Διαχειριστικού ελέγχου καθορίζεται σύμφωνα με τις ανάγκες της Εταιρείας και όσα απαιτούν οι συγκυρίες που τον προκαλούν. Οι συγκυρίες που μπορεί να προκαλέσουν τον Διαχειριστικό Έλεγχο ποικίλουν. Οι πλέον συνηθισμένες είναι: αντιπαράθεση μεταξύ των μετόχων ή όσων έχουν ευθύνη για τη διοίκηση της Εταιρείας αναφορικά με βασικά θέματα που αφορούν την διαχείριση της Εταιρείας. Ισχυρισμοί / ενδείξεις / αιτιάσεις για απάτη. Έλεγχος κατ’ εντολή των πιστωτών της Εταιρείας, οι οποίοι όταν έχουν ενδείξεις μη ορθής διαχείρισης που επηρεάζει την αποπληρωμή των δανειακών υποχρεώσεων της Εταιρείας, προκαλούν τον Διαχειριστικό Έλεγχο, με βάση σχετικούς όρους που υπάρχουν στις δανειακές συμβάσεις.

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΑΙ ΧΡΗΣΗ ΠΡΟΗΓΜΕΝΩΝ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ

Επειδή το πεδίο ενός Διαχειριστικού Ελέγχου μπορεί να είναι αρκετά εκτεταμένο, είναι κρίσιμο να γίνει σωστή μεθοδολογική προσέγγιση, ώστε ο Διαχειριστικός Έλεγχος να είναι εστιασμένος και αποτελεσματικός, επιτυγχάνοντας τους στόχους του, εντός των συμφωνημένων χρονικών πλαισίων. Ο στόχος αυτός γίνεται εφικτός με τη χρήση σύγχρονων τεχνικών και τεχνολογικών λύσεων, οι οποίες διευκολύνουν τον Διαχειριστικό Έλεγχο να εστιάσει στα θέματα που έχουν σημασία.

Ο τρόπος διενέργειας του Διαχειριστικού Ελέγχου έχει αλλάξει ραγδαία τα τελευταία χρόνια. Έτσι, ένας Διαχειριστικός Έλεγχος δεν περιορίζεται πλέον μόνο στην εξέταση δείγματος τιμολογίων, συμβάσεων και εγκρίσεων όπως αυτό συνέβαινε παλαιότερα (και μάλιστα σε πολλές περιπτώσεις χειρωνακτικά), αλλά διευρύνεται στην ταυτόχρονη εξέταση πολλών στοιχείων της Εταιρείας, των λογιστικών της βιβλίων (αρχείων), των εγκριτικών ορίων όπως καθορίστηκαν από τους κανόνες Εταιρικής Διακυβέρνησης της Εταιρείας, κλπ.

Η διεύρυνση αυτή, σκοπό έχει, να φέρει στην επιφάνεια παραμέτρους που από μόνη της η εξέταση των επιμέρους στοιχείων δεν μπορεί. Οι τεχνικές που χρησιμοποιούνται, και οι οποίες έχουν μετατοπίσει το βάρος από τη χρήση παραδοσιακών και κλασικών μεθόδων που περιορίζονται στην εξέταση μόνο κάποιων επιμέρους στοιχείων, είναι οι εξής:

◆ Χρήση προηγμένων εφαρμογών οι οποίες διενεργούν αυτοματοποιημένους ελέγχους, και μπορούν να εξετάζουν το σύνολο της βάσης δεδομένων του κυκλώματος προμηθειών της Εταιρείας (Procure to Pay). Έτσι, το ενδιαφέρον έχει μετατοπιστεί στην εξέταση του συνόλου του πληθυσμού των δεδομένων Procure to Pay, και στην ανάλυση γεγονότων που παρουσιάζουν ενδιαφέρον, γιατί εμφανίζονται ως εξαιρέσεις. Για παράδειγμα, από την ανάλυση του συνολικού πληθυσμού, αυτόματα θα καταγραφούν οι διαδρομές που ακολούθησαν όλες οι παραγγελίες μέχρι την παραλαβή των εμπορευμάτων ή τη λήψη των υπηρεσιών και την πληρωμή του προμηθευτή. Οι διαδρομές θα συγκριθούν (αυτόματα) με τον κανονισμό προμηθειών και θα εξαχθούν συμπεράσματα για αποκλίσεις, οι οποίες μπορεί να εξετασθούν σε μεγαλύτερη λεπτομέρεια.

◆ Παράλληλα διερευνώνται διάφορες τάσεις, όπως χρόνοι διεκπεραίωσης, ημέρες και ώρες που έλαβαν χώρα οι εγκρίσεις, οι διαδρομές που ακολούθησαν οι εγκρίσεις, ο αριθμός των ανθρώπων που ενέκριναν, κλπ. Από την άσκηση αυτή εξάγονται εκ νέου συμπεράσματα για μη φυσιολογικές τάσεις, όπως εγκρίσεις πολύ αργά το βράδυ, σε μέρες αργιών, ή γρήγοροι χρόνοι διεκπεραίωσης, οι οποίοι μπορεί να υποδεικνύουν αδικαιολόγητη σπουδή ώστε να εγκριθεί μία παραγγελία.

◆ Χρήση εργαλείων analytics ώστε να εντοπιστούν τάσεις μέσα στο σύνολο μεγάλων πληθυσμών, οι οποίες πιθανόν να υποδεικνύουν την ύπαρξη μη ορθής διαχείρισης ή απάτης. Χαρακτηριστικό παράδειγμα που τα εργαλεία analytics έχουν εφαρμογή είναι στον εντοπισμό φαινομένων smurfing, δηλαδή όταν μία μεγαλύτερη θεωρητικά συμφωνία με έναν προμηθευτή χωρίζεται σε μικρότερες συμβάσεις προκειμένου οι συμβάσεις αυτές να έχουν ποσά κάτω των ορίων που απαιτούν επιπρόσθετες εγκρίσεις και να περάσουν απαρατήρητες.

◆ Τα αποτελέσματα της έρευνας με αυτά τα εργαλεία, φέρνουν στο προσκήνιο ευρήματα που από μόνη της η παραδοσιακή εξέταση των αρχείων δεν μπορεί να διαπιστώσει. Έτσι, είναι εφικτό να διερευνήσουμε σε βάθος γεγονότα τα οποία έχουν επηρεάσει την Εταιρεία.

◆ Παράλληλα, γίνεται εξέταση των λογιστικών βιβλίων (αρχείων) στο σύνολο τους, όμως η γνώση που αποκομίζει η ομάδα του Διαχειριστικού Ελέγχου από τη χρήση των προηγμένων μεθόδων που συνοπτικά παρουσιάσαμε, δίνει τη δυνατότητα στην ομάδα να εμβαθύνει σε συγκεκριμένες περιοχές ή σε συγκεκριμένα γεγονότα που παρουσιάζουν αυξημένο ενδιαφέρον και άρα να πραγματοποιήσει έναν εστιασμένο και αποτελεσματικό έλεγχο.

◆ Τα αρχικά συμπεράσματα γίνονται αντικείμενο συζήτησης με τους αρμόδιους επιτελείς της Εταιρείας ώστε να εξαχθούν τα τελικά συμπεράσματα του Ελέγχου. Οι συζητήσεις και οι συνεντεύξεις που πραγματοποιούνται στα πλαίσια ενός Διαχειριστικού Ελέγχου είναι εξαιρετικής σημασίας για την έκβαση του έργου, καθώς μία εκπαιδευμένη ομάδα που διαθέτει κατάλληλες τεχνικές συνεντεύξεων (interviewing skills) μπορεί να αντλήσει από τις συζητήσεις αυτές πολύ χρήσιμες πληροφορίες που μπορεί να αλλάξουν την πορεία ολόκληρου του έργου.

Έτσι λοιπόν, γίνεται κατανοητό ότι ο σχεδιασμός και η διενέργεια Διαχειριστικού Ελέγχου είναι μια διαδικασία που απαιτεί εξειδικευμένα προσόντα, εμπειρία και χρήση προηγμένων τεχνολογιών και τεχνικών. Η ομάδα που θα διενεργήσει έναν Διαχειριστικό Έλεγχο, θα πρέπει να έχει επαρκή γνώση του επιχειρηματικού περιβάλλοντος μέσα στο οποίο δραστηριοποιείται η Εταιρεία, να κάνει χρήση προηγμένων τεχνολογικά εργαλείων και να διαθέτει ικανότητα συνδυαστικής ανάλυσης των δεδομένων.

Συμπερασματικά, ο Διαχειριστικός Έλεγχος είναι μία πολύ αποτελεσματική μέθοδος για να διαπιστώσει ένας ενδιαφερόμενος τί συμβαίνει στην Εταιρεία που αποτελεί το αντικείμενο του Ελέγχου και ο σκοπός εργασίας του πρέπει να προσαρμοσθεί στις ιδιαίτερες ανάγκες της Εταιρείας και στην εποχή που διανύουμε. Τέλος, για να αποδώσει τα προσδοκώμενα αποτελέσματα είναι απαραίτητη η χρήση προηγμένων τεχνολογιών, τεχνικών και βέλτιστων πρακτικών, προκειμένου ο έλεγχος να καλύψει ένα πολύ ευρύ πεδίο αλλά παράλληλα να είναι εστιασμένος και να αποφέρει τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα.

Ακολουθήστε το reporter.gr στο Google News και μάθετε πρώτοι όλες τις ειδήσεις
Δείτε όλες τις τελευταίες Ειδήσεις από την Ελλάδα και τον Κόσμο, τη στιγμή που συμβαίνουν, στο reporter.gr