Δείτε όλες τις τελευταίες Ειδήσεις από την Ελλάδα και τον Κόσμο, τη στιγμή που συμβαίνουν, στο reporter.gr
![Reporter.gr on Google News](/images/google%20news/reporter%20news%20300x100.png)
Παρά το γεγονός ότι τα συγκεκριμένα κόστη αντιστοιχούν συνήθως σε ποσοστό 8-10% του συνόλου των λειτουργικών εξόδων, ακόμα πολλές εταιρίες δεν έχουν λάβει τα απαραίτητα μέτρα για να αναβαθμίσουν και να βελτιώσουν τον τρόπο που διαχειρίζονται τα έξοδα επαγγελματικών ταξιδιών, σύμφωνα με τα στοιχεία του σχετικού White Paper.
Για τις ανάγκες της συγκεκριμένης αναφοράς, ερωτήθηκαν 301 μεγάλες Ευρωπαϊκές εταιρίες, οι οποίες αναγνώρισαν ότι η διαχείριση των δαπανών Τ&Ε απασχολεί πολλούς υπαλλήλους, ενώ η σχετική διαδικασία είναι δύσκολη λόγω των συχνά κατακερματισμένων και ανομοιόμορφων πολιτικών: 85% των εταιριών παράγουν τις δικές τους αναφορές συνδυάζοντας διαφορετικές πηγές δεδομένων και 32% ακόμα δέχονται μόνο μη-μηχανογραφημένες αναφορές από τους προμηθευτές τους.
Το θέμα αυτό απασχολεί τόσο έντονα τους οικονομικούς διευθυντές των εταιριών, ώστε 47% αυτών δηλώνει ότι οι πληρωμές Τ&Ε αποτελούν προτεραιότητα προς βελτίωση, σύμφωνα με άλλη πρόσφατη έρευνα της Visa International.
Στο πλαίσιο της προσπάθειας διαχείρισης των εξόδων Τ&Ε, περισσότερο από τρία τέταρτα (3/4) των ερωτηθέντων εταιριών χρησιμοποιούν ταξιδιωτικό πρακτορείο. Επίσης, οι επιχειρήσεις έχουν αναλάβει πρωτοβουλία, ώστε να βελτιώσουν τη διαχείριση των δαπανών για ταξίδια με την εισαγωγή εταιρικών λογαριασμών και εταιρικών καρτών πληρωμών. Αυτά τα δύο μέτρα αντιστοιχούν στο 56% της συνολικής δαπάνης για ταξίδια. Δυστυχώς, οι λιγότερο αποτελεσματικές μέθοδοι, όπως προσωπικές κάρτες πληρωμών και μετρητά, ακόμα προς έκπληξη όλων αντιστοιχούν σε 23% και 13% αντίστοιχα των εξόδων Τ&Ε. Περισσότερο από ένα τρίτο (1/3) των υπαλλήλων είναι ακόμα υποχρεωμένοι να πληρώνουν οι ίδιοι για τα έξοδα των επαγγελματικών ταξιδιών, με αποτέλεσμα πολλές εταιρίες να αυξάνουν χωρίς λόγο τον όγκο της δουλειάς των υπαλλήλων, ταξιδιωτικών πρακτόρων και οικονομικών τμημάτων, όταν πρέπει να επιστραφούν αυτά τα έξοδα.
Η έρευνα επιβεβαιώνει ότι τα έξοδα για ταξίδια απασχολούν μεγάλο μέρος των ανθρωπίνων πόρων της εταιρίας. Κατά μέσο όρο, δεκατρία (13) άτομα του οικονομικού τμήματος εμπλέκονται στη διαχείριση των σχετικών εξόδων.
Επίσης, ο ρόλος των ταξιδιωτικών πρακτόρων ποικίλει, σύμφωνα με το White Paper.
Ενώ σχεδόν όλες οι εταιρίες που συμμετείχαν στην έρευνα, χρησιμοποιούν ταξιδιωτικούς πράκτορες για να κλείσουν τα εισιτήρια των υπαλλήλων τους, ένα μικρότερο ποσοστό (42%) κανονίζει μέσω αυτών και τα σχετικά με τη διαμονή και ενοικίαση αυτοκινήτων.
Ο Νίκος Καμπανόπουλος, Αντιπρόεδρος και Γενικός Διευθυντής του γραφείου της Visa Europe στην Ελλάδα, σχολιάζει σχετικά: Η αναφορά μας αποδεικνύει ότι η πλειοψηφία των εταιριών αντιμετωπίζει ακόμα τη διαχείριση των εξόδων Τ&Ε σαν ένα μικρό εφιάλτη κάτι που δεν θα έπρεπε να συμβαίνει. Παρά το γεγονός ότι η δαπάνη για ταξίδια και ψυχαγωγία αποτελεί ένα σημαντικό λειτουργικό κόστος, πολλές εταιρίες δεν έχουν λάβει τα απαραίτητα μέτρα για να αναβαθμίσουν και να βελτιώσουν τη συγκεκριμένη διαδικασία.
Με την υπηρεσία Visa Central Travel Account (λογαριασμός ταξιδιού - lodge account) έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε έναν κεντρικό λογαριασμό τιμολόγησης, που μπορεί να αξιοποιηθεί από τις εταιρίες, ώστε να παρακολουθούν και να εξοφλούν τα σχετικά έξοδα. Αυτός ο λογαριασμός παρέχει αναλύσεις και δεδομένα που χρειάζονται οι εταιρίες. Προσφέρει, επίσης, εξοικονόμηση κόστους, καθώς υπάρχει ένα κεντρικό σημείο για τη διαχείριση των διαδικασιών αγοράς και πληρωμής, σε συνδυασμό με την παροχή ενός εύκολου τρόπου τιμολόγησης.